Keno Distribution GmbH
B2B-Distribution von Grund auf digital gebaut. Ein Mitarbeiter steuert den gesamten operativen Betrieb.
Neuer Distributionsbetrieb. Keine bestehenden Systeme.
Keno Distribution startet als neues Unternehmen im B2B-Großhandel. Es gibt kein bestehendes ERP, keinen Onlineshop, keine Lagerverwaltung, keine Prozesse. Alles muss von Grund auf aufgebaut werden.
Die Anforderung ist klar: Eine komplette digitale Infrastruktur, die vom ersten Tag an skaliert. Keine Übergangslösungen mit Excel und E-Mail, sondern durchgängig automatisierte Prozesse. Einkauf, Verkauf, Lager, Versand, Rechnungen, Retouren, Kundenportal — alles soll ineinandergreifen, ohne dass jeder Schritt manuell angestoßen werden muss.
Gleichzeitig muss das System mit minimaler Mannschaft betrieben werden können. Keno hat kein IT-Team, keine eigene Buchhaltungsabteilung, keine Logistikabteilung. Die gesamte operative Abwicklung muss so automatisiert sein, dass ein einzelner Mitarbeiter den Betrieb steuern kann, während sich der Vertrieb auf Kundenakquise konzentriert.
14 Prozesse. Ein System.
B2B-Onlineshop
Shopify B2B mit kundenspezifischen Preislisten und Sortimenten
Kundenportal
Self-Service Dashboard mit Bestellhistorie, Rechnungen, Retouren
Quick Order
Schnellbestellung per Artikelnummer für wiederkehrende Großbestellungen
Einkaufsprozesse
Lieferantenmanagement, Bestellungen, Wareneingangskontrolle
Verkauf Innendienst
Auftragserfassung, Angebote, Rechnungsstellung
Verkauf Außendienst
Mobiler Zugriff auf Kundendaten, Preise, Bestände
Lagerverwaltung
Echtzeit-Bestandsführung über alle Kanäle
Versand & DHL
Automatische Labelerstellung, Tracking, Statusrückmeldung
POS-Integration
Point-of-Sale für Direktverkauf mit Echtzeit-Bestandssync
EDI (Edeka)
Elektronischer Datenaustausch für Bestellungen und Rechnungen
Rechnungsstellung
Automatische Rechnungserzeugung nach Versand
Retouren
Retourenportal, Wareneingangsprüfung, Gutschrift
Reklamationen
Erfassung, Bearbeitung, Tracking, Abschluss
Marketing-Automatisierung
Bestellbasierte Kundenansprache, Follow-ups, Reaktivierung
B2B-Shop mit Kundenportal und Quick Order
Der Shopify B2B-Shop ist die zentrale Schnittstelle zu den Kunden von Keno Distribution. Jeder B2B-Kunde bekommt einen eigenen Zugang mit individuellen Preislisten, kundenspezifischen Sortimenten und gestaffelten Mengenrabatten. Endkundenpreise, Großhandelspreise, Sonderkonditionen — alles wird pro Kunde gesteuert, ohne dass der Innendienst eingreifen muss.
Im Kundenportal sehen Kunden ihre komplette Bestellhistorie, offene und bezahlte Rechnungen, Lieferstatus mit Tracking, und können Retouren direkt anlegen. Kein Anruf, keine E-Mail nötig.
Die Quick-Order-Funktion erlaubt Stammkunden, große Warenkörbe per Artikelnummer oder aus der letzten Bestellung zusammenzustellen. Statt sich durch den Katalog zu klicken, gibt der Kunde Artikelnummern und Mengen ein und bestellt in unter zwei Minuten.
Baselit als zentrales System für alle Geschäftsprozesse
Baselit bildet das Rückgrat der gesamten Geschäftslogik. Sämtliche Einkaufs- und Verkaufsprozesse laufen im selben System: Lieferantenbestellungen, Wareneingangskontrolle, Lagerführung, Kundenaufträge, Angebote, Rechnungen, Gutschriften.
Der Einkauf verwaltet Lieferanten, legt Bestellungen an und verbucht den Wareneingang. Bestandsänderungen werden in Echtzeit an den Shop und das POS-System zurückgespielt. Mindestbestände lösen automatische Nachbestellvorschläge aus.
Im Verkauf arbeiten Innendienst und Außendienst im selben System. Der Innendienst erfasst Aufträge, erstellt Angebote und überwacht offene Posten. Der Außendienst hat mobilen Zugriff auf Kundendaten, aktuelle Preise und Lagerbestände, um vor Ort Angebote zu machen und Aufträge auszulösen.
Die Kundenverwaltung im CRM-Bereich erfasst Kontakthistorie, Umsatzentwicklung, Zahlungsverhalten und Kundenklassifizierung. Der Vertrieb sieht auf einen Blick, welche Kunden Potenzial haben und wo nachgefasst werden muss.
Vom Wareneingang bis zum Tracking in einem Durchlauf
Die Lagerverwaltung in Baselit führt Bestände in Echtzeit. Jeder Wareneingang, jede Bestellung, jeder Versand, jede Retoure aktualisiert den Bestand sofort — im ERP, im Shop und am POS. Es gibt eine einzige Wahrheit für den Lagerbestand über alle Kanäle.
Sobald ein Auftrag versandbereit ist, wird automatisch ein DHL-Versandlabel erzeugt. Die Tracking-Nummer fließt zurück ins ERP und in den Shop. Der Kunde sieht den Versandstatus in seinem Portal, ohne nachfragen zu müssen.
Der gesamte Ablauf von der Bestellung bis zum Versand läuft ohne manuellen Eingriff: Bestellung eingehend, Lagerprüfung, Kommissionierung, Label, Versand, Tracking-Update, Kunde informiert.
Direktverkauf mit Echtzeit-Bestandssync
Für den Direktverkauf vor Ort ist eine POS-Lösung integriert, die Bestandsdaten in Echtzeit mit Baselit synchronisiert. Egal ob ein Artikel online bestellt oder am Point of Sale verkauft wird, der Lagerbestand stimmt immer. Verkäufe am POS erzeugen automatisch Rechnungen im ERP und aktualisieren die Verfügbarkeit im Shop.
Systeme verbunden. Inklusive EDI zu Edeka.
Custom REST-Schnittstellen verbinden Shopify, Baselit, DHL und das POS-System. Jedes System spricht mit den anderen in Echtzeit: Bestellungen, Bestände, Preise, Kundendaten, Tracking-Informationen fließen automatisch zwischen den Systemen.
Für Edeka ist eine EDI-Anbindung implementiert. Bestellungen und Rechnungen werden elektronisch ausgetauscht, im vom Handel geforderten Format, automatisch aus dem ERP heraus. Kein manuelles Erstellen von EDI-Nachrichten, keine Formatkonvertierung per Hand.
n8n orchestriert die Automatisierungslogik zwischen den Systemen. Webhooks von Shopify triggern Workflows in n8n, die Daten in Baselit schreiben, DHL-Labels anstoßen und Statusupdates zurückspielen. Fehler werden automatisch erkannt und gemeldet.
Retouren und Reklamationen. Ohne Telefon-Pingpong.
Kunden legen Retouren direkt im Portal an: Artikel auswählen, Grund angeben, Retourenlabel erhalten. Die Retoure wird im ERP erfasst, der Wareneingang geprüft, und die Gutschrift automatisch erzeugt. Der Kunde sieht den Status seiner Retoure im Portal.
Reklamationen laufen über einen eigenen Workflow: Erfassung des Problems, Zuweisung an den zuständigen Mitarbeiter, Dokumentation der Lösung, Abschluss mit Kundenbenachrichtigung. Jede Reklamation ist nachvollziehbar dokumentiert.
Automatisierte Kundenansprache nach Bestellverhalten
Marketing-Automatisierungen steuern die Kundenansprache basierend auf Bestellverhalten: Willkommenssequenz nach Erstbestellung, Follow-up nach Lieferung, Nachfass bei Kunden die länger nicht bestellt haben, Cross-Selling basierend auf Bestellhistorie.
Die Workflows laufen über n8n und werden aus den Daten in Baselit und Shopify gespeist. Kein manuelles Versenden von E-Mails, kein Vergessen von Follow-ups. Jeder Kunde bekommt die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt.
Ein Mitarbeiter. 100.000€ Umsatz. Vollautomatisch.
Nach 4 Monaten verarbeitet Keno Distribution 300 Bestellungen pro Monat bei einem Umsatz von 100.000€. Der gesamte operative Betrieb — Bestellverarbeitung, Lager, Versand, Rechnungsstellung, Retouren, Reklamationen, Kundenportal, Marketing — wird von einem einzigen Mitarbeiter gesteuert.
Der Vertrieb kann sich vollständig auf Kundenakquise und Beziehungspflege konzentrieren. Kein Mitarbeiter muss Bestellungen abtippen, Labels drucken, Rechnungen erstellen oder Retouren manuell verbuchen. Das System erledigt das.
Die Architektur skaliert mit. Ob 300 oder 3.000 Bestellungen pro Monat — die Prozesse sind dieselben. Kein zusätzlicher Personalaufwand für wachsendes Volumen. Neue Vertriebskanäle oder EDI-Partner lassen sich über dieselbe Schnittstellenarchitektur anbinden.
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