RT-Lasertechnik GmbH
Komplette IT-Modernisierung: von 1,1 Mio.+ individuellen Artikeln in der Kalkulation bis zum Firmenausweis für BDE, Zutritt und Stapler.
RT-Lasertechnik fertigt hochindividuelle Laserteile in OWL. Jeder Auftrag ist ein Unikat. Als Dynamity das Projekt übernahm, war die IT-Landschaft fragmentiert: Cloud-Infrastruktur mit steigenden Kosten, manuelle Prozesse zwischen Vertrieb, Fertigung und Buchhaltung, keine durchgängige Digitalisierung.
Dynamity hat in enger Zusammenarbeit die komplette IT-Landschaft modernisiert. Das Herzstück: Ein System, in dem mehr als 1,1 Millionen individuelle Artikel mit Arbeitsgängen und Kalkulation gepflegt werden. Dazu durchgängige Prozesse vom ersten Kundenkontakt über die Fertigung und Logistik bis zur Rechnung. Und eine Infrastruktur, in der ein einziger Firmenausweis für Zutrittskontrolle, BDE-Erfassung und Staplerfreigabe reicht.
Das Projekt zeigt, was Dynamity ausmacht: Nicht einzelne Tools implementieren, sondern Prozesse end-to-end denken und umsetzen.
1,1 Mio.+
individuell kalkulierte Artikel im System
Vom Angebot zur Fertigungskalkulation
Herzstück des Vertriebs: Aus dem Angebot heraus komplexe Artikel anlegen, individuell nach Kundenvorgaben kalkuliert. Schnelle Eingabe der Arbeitsgänge, automatische Kalkulation, automatisches Auslesen von Verkaufsanfragen und Bestellungen. Mehr als 1,1 Millionen Artikel im System. Bidirektionale Synchronisation CE ↔ Business Central.
Ausgangssituation
RT-Lasertechnik fertigt hochindividuelle Laserteile. Jeder Auftrag ist anders. Die Herausforderung: Mehr als 1,1 Millionen Artikel im System, jeder mit individuellen Arbeitsgängen und Kalkulation. Der Vertrieb brauchte ein System, das diese Komplexität beherrschbar macht, ohne den Prozess zu verlangsamen.
Was Dynamity umgesetzt hat
Das Herzstück ist die direkte Artikelanlage aus dem Angebot heraus in Dynamics 365. Der Vertrieb kann komplexe Artikel mit mehreren Arbeitsgängen anlegen und sofort kalkulieren, ohne Umweg über separate Systeme. Verkaufsanfragen und Bestellungen werden automatisch ausgelesen und verarbeitet.
Dynamics 365 CE und Business Central sind bidirektional synchronisiert: Kunden, Angebote und Aufträge laufen in Echtzeit zwischen Vertrieb und Warenwirtschaft. Dox42 generiert Angebotsdokumente direkt aus den D365-Daten. Pascom als Telefonanlage ist an das CRM angebunden. Eingehende Anrufe werden automatisch dem Kunden zugeordnet.
Ergebnis
Der Vertrieb arbeitet schneller und fehlerfreier. Die Kalkulation stimmt, weil die Arbeitsgänge direkt im System gepflegt werden. Kein manuelles Übertragen zwischen Systemen, keine Excel-Kalkulation neben dem CRM.
0
manuelle Schritte zwischen Auftrag und Rechnung
Vom Auftrag bis zur Rechnung
Aufträge fließen automatisch von CE in Business Central. Fertigungsaufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden aus dem ERP heraus gesteuert. Dokumentengenerierung über Dox42, DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung.
Ausgangssituation
Zwischen Auftragseingang und Rechnung lagen bei RT mehrere manuelle Übergaben: vom Vertriebssystem in die Warenwirtschaft, von dort in die Fertigung, und am Ende in die Buchhaltung. Jeder Medienbruch kostete Zeit und produzierte Fehler.
Was Dynamity umgesetzt hat
Durch die bidirektionale Schnittstelle CE ↔ Business Central fließen Aufträge automatisch vom Vertrieb ins ERP. Business Central steuert die Fertigungsaufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Dox42 generiert alle Ausgangsdokumente direkt aus den D365-Daten. Die Ablage läuft über D.velop Documents (DMS), die DATEV-Schnittstelle übergibt die Buchungsdaten an den Steuerberater.
Ergebnis
Durchgängiger Prozess vom Angebot bis zur gebuchten Rechnung ohne manuelle Zwischenschritte. Alle Belege revisionssicher im DMS abgelegt, Finanzbuchhaltung automatisch an DATEV übergeben.
100%
Echtzeit-Datenerfassung direkt an der Maschine
Betriebsdatenerfassung in der Laserfertigung
Vorher: Verfälschte Daten durch zentrales Terminal, an dem sich alle Mitarbeiter abmelden mussten. Jetzt: BDE direkt an der Maschine. ETAGIS und TruTops Boost an Business Central angebunden. Stoppzeiten, Ausfälle und Fertigungsfortschritt in Echtzeit.
Ausgangssituation
BDE-Daten wurden bei RT-Lasertechnik zwar erfasst, aber die Daten waren systematisch verfälscht. Der Grund: Alle Mitarbeiter mussten sich an einem einzigen zentralen Terminal ab- und anmelden. Der Weg zum Terminal und die Wartezeit dort verfälschten die erfassten Zeiten. Die Daten spiegelten nicht die tatsächliche Arbeit an der Maschine wider. Für die Produktionsplanung und Kalkulation war das ein ernstes Problem.
Dazu kamen separate Systeme für Zutritt, Zeiterfassung und Staplerfreigabe mit jeweils eigenen Ausweisen. Kein Gesamtbild, keine Verbindung zwischen den Daten.
Was Dynamity umgesetzt hat
Die gesamte Fertigung wurde mit BDE-Geräten und Etikettendruckern direkt an den Maschinen ausgestattet. An- und Abmeldung passiert jetzt dort, wo die Arbeit stattfindet. Keine Laufwege, keine Wartezeiten, keine verfälschten Daten.
ETAGIS als BDE-System und TruTops Boost (TRUMPF-Software für die Lasermaschinen) wurden direkt an Business Central angebunden. Stoppzeiten, Maschinenausfälle und Fertigungsfortschritt werden in Echtzeit erfasst und ins ERP übertragen.
Der Clou: Ein einziger Firmenausweis für alles. Über die Anbindung von Kentix (Zutrittskontrolle) und der Stapler-RFID-Software an Business Central nutzt jeder Mitarbeiter denselben Ausweis für Zutrittskontrolle, BDE-Erfassung an der Maschine und Staplerfreigabe.
Ergebnis
Erstmals verlässliche BDE-Daten aus der Fertigung. Stoppzeiten und Ausfälle werden transparent erfasst. Die Grundlage für realistische Kalkulation und Produktionsplanung. Ein Ausweis pro Mitarbeiter statt drei verschiedene Karten.
0
manuelle Rechnungseingabe
Digitaler Einkauf mit automatischer Belegerkennung
Eingangsrechnungen und EK-Lieferscheine werden automatisch per KI ausgelesen. D.velop Smart Invoice erkennt Belege, Business Central bucht, DATEV übernimmt die Finanzbuchhaltung.
Ausgangssituation
Eingangsrechnungen und Lieferscheine wurden manuell erfasst und abgetippt. Jede Rechnung musste einzeln geprüft, kontiert und gebucht werden. Fehleranfällig und zeitintensiv. Lieferscheine aus dem Einkauf wurden nicht automatisch mit den Bestellungen abgeglichen.
Was Dynamity umgesetzt hat
D.velop Smart Invoice erkennt eingehende Rechnungen und EK-Lieferscheine automatisch per KI-gestützter Belegerkennung. Die Daten fließen direkt in Business Central zur Buchung, Ablage erfolgt revisionssicher in D.velop Documents. Die DATEV-Schnittstelle übergibt alles an die Finanzbuchhaltung.
EK-Lieferscheine werden automatisch ausgelesen und mit den offenen Bestellungen in Business Central abgeglichen. Differenzen werden sofort sichtbar.
Ergebnis
Null manuelle Rechnungseingabe. Lieferscheine werden automatisch ausgelesen und gegen Bestellungen geprüft. Durchgängiger digitaler Prozess von der Bestellung bis zur gebuchten Rechnung.
Echtzeit
Bestandsführung, nahezu papierlos
Scannergestützte Logistik von Wareneingang bis Versand
Scanner mit eigenentwickelter Logistik-Oberfläche direkt an Business Central angeschlossen. Wareneingang, Kommissionierung und Umlagerung laufen digital und in Echtzeit.
Ausgangssituation
Der Wareneingang und die Kommissionierung liefen papierbasiert. Bestände wurden manuell geführt, Umlagerungen nicht dokumentiert. Zwischen Wareneingang und tatsächlicher Verfügbarkeit im System lag oft ein ganzer Arbeitstag. Echtzeit-Bestandsführung war nicht möglich.
Was Dynamity umgesetzt hat
Einführung von Scannern mit einer eigenentwickelten Logistik-Oberfläche (Custom-Entwicklung von Dynamity), die direkt an Business Central angeschlossen ist. Wareneingang wird sofort am Scanner erfasst, die Bestände in Business Central sind in Echtzeit aktuell.
Kommissionierung und Umlagerung laufen ebenfalls über die Scanner-Oberfläche. Mitarbeiter scannen Artikel, bestätigen Entnahmen und Bewegungen direkt im System. Keine Papierzettel, keine nachträgliche Erfassung.
Ergebnis
Echtzeit-Bestandsführung in Business Central. Wareneingang, Kommissionierung und Umlagerung komplett scannergestützt. Die Custom-Oberfläche ist auf die Abläufe bei RT zugeschnitten und ermöglicht schnelle, fehlerfreie Buchungen.
Tag 1
alles funktioniert: Ausweis, Zugänge, Schulungen
0
vergessene Accounts beim Offboarding
Onboarding, Schulung und Zertifizierung
Standardisierte Prozesse für Eintritt und Austritt, IT-Setup inklusive. Schulungen und Zertifizierungen digital nachvollziehbar. Automatisiert mit Power Automate.
Ausgangssituation
Neue Mitarbeiter wurden unsystematisch eingearbeitet. Jede Abteilung hatte eigene Abläufe, nichts war dokumentiert. IT-Zugänge, Schulungen und Zertifizierungen wurden manuell koordiniert. Beim Austritt blieben regelmäßig Accounts aktiv oder Geräte wurden nicht zurückgegeben.
Was Dynamity umgesetzt hat
Standardisiertes Onboarding mit digitalem Schulungs- und Zertifizierungssystem. Neue Mitarbeiter durchlaufen ein definiertes Programm: Sicherheitsunterweisung, Systemschulungen, abteilungsspezifische Einarbeitung. Alles digital nachvollziehbar.
Der gesamte Onboarding-Prozess ist mit Power Automate automatisiert: Neuer Mitarbeiter → Accounts anlegen → Geräte zuweisen → Firmenausweis erstellen → Schulungen freischalten → Zertifizierungen tracken. Beim Offboarding läuft der Prozess umgekehrt: Zugänge sperren, Geräte einsammeln, Ausweis deaktivieren.
Die Zeiterfassung über Tempras ist direkt an den Onboarding-Prozess angebunden. Der Firmenausweis funktioniert ab Tag 1.
Ergebnis
100% digitales Onboarding. Jeder neue Mitarbeiter durchläuft denselben standardisierten Prozess. IT-Setup und Offboarding vollständig automatisiert. Keine vergessenen Accounts, keine fehlenden Geräterückgaben.
50%
IT-Kosteneinsparung durch On-Prem-Migration
IT-Betrieb, Helpdesk und Infrastruktur
Cloud zu On-Prem migriert mit 50% Kosteneinsparung trotz neuer Hardware. Standardisierte IT-Helpdesk-Prozesse. Kentix-Zutrittskontrolle und Stapler-RFID an Business Central angebunden.
Ausgangssituation
Die IT-Infrastruktur lief komplett in der Cloud, mit stetig steigenden Kosten ohne erkennbaren Mehrwert. IT-Support war reaktiv und unstrukturiert: Probleme wurden per Zuruf gemeldet, es gab kein Ticketsystem und keine dokumentierten Prozesse. Die Zutrittskontrolle lief über separate Systeme ohne Anbindung an die IT.
Was Dynamity umgesetzt hat
Komplette Migration von Cloud zu On-Premises, trotz Investition in neue Hardware 50% Kosteneinsparung gegenüber den laufenden Cloud-Kosten. Dazu standardisierte IT-Helpdesk-Prozesse: Störungsmeldung → Kategorisierung → Bearbeitung → Dokumentation → Abschluss.
Die Zutrittskontrolle über Kentix wurde an Business Central und die Stapler-RFID-Software angebunden. Die Zeiterfassung (Tempras/Temp Vision) ist ins gleiche System integriert. Das Ergebnis: Ein Firmenausweis für Zutrittskontrolle, BDE-Erfassung, Zeiterfassung und Staplerfreigabe.
Automatisierung mit Power Automate und n8n: Monitoring-Alerts erzeugen automatisch Tickets, wiederkehrende Wartungsaufgaben laufen im Hintergrund, Eskalationen werden regelbasiert gesteuert.
Ergebnis
50% IT-Kosteneinsparung. Strukturierter IT-Betrieb mit dokumentierten Prozessen statt Zuruf. Physische Infrastruktur (Zutritt, Stapler, Zeiterfassung) komplett in die IT-Landschaft integriert.
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